งบการเงินไม่ใช่แค่เอกสารส่งราชการ แต่คือกระจกส่องธุรกิจ

ทุกปีผู้ทำบัญชีจะส่งงบการเงินมาให้เซ็น เจ้าของส่วนใหญ่ดูแค่บรรทัดกำไรขาดทุนแล้วเซ็นส่งกลับไป ซึ่งเท่ากับทิ้งข้อมูลที่มีค่าที่สุดของธุรกิจตัวเองไปเปล่าๆ

งบการเงินมีสามส่วนที่ควรอ่านเป็น ส่วนแรกคืองบกำไรขาดทุนซึ่งบอกว่าปีนี้มีรายได้เท่าไหร่ จ่ายอะไรไปบ้าง และเหลือกำไรเท่าไหร่ ส่วนที่สองคืองบแสดงฐานะการเงินซึ่งบอกว่า ณ วันสิ้นปีบริษัทมีอะไรอยู่บ้างและเป็นหนี้ใครเท่าไหร่ ส่วนที่สามคือหมายเหตุประกอบงบซึ่งเป็นส่วนที่คนข้ามมากที่สุดแต่มีรายละเอียดที่อธิบายตัวเลขในสองส่วนแรก

ไม่จำเป็นต้องอ่านเป็นนักบัญชี แค่ถามห้าคำถามนี้ทุกปีแล้วให้ผู้ทำบัญชีชี้ให้ดูก็พอ คำถามแรกคือกำไรที่ได้สมเหตุสมผลกับที่รู้สึกไหม ถ้ารู้สึกว่าปีนี้ขายดีแต่งบบอกว่ากำไรน้อยต้องหาสาเหตุ อาจเป็นเพราะค่าใช้จ่ายบางอย่างสูงกว่าที่คิดหรือรายได้บางส่วนไม่ได้บันทึก คำถามที่สองคือเงินที่ลูกค้าค้างเราอยู่เท่าไหร่ ถ้ายอดนี้สูงและโตขึ้นทุกปีแปลว่าขายได้แต่เก็บเงินไม่ได้ซึ่งอันตรายกว่าขายไม่ได้ คำถามที่สามคือของในสต็อกมีเท่าที่บัญชีบอกจริงไหม ถ้าตัวเลขในงบสูงกว่าของจริงในโกดังแปลว่ามีบางอย่างผิดพลาดที่ต้องแก้ คำถามที่สี่คือบริษัทเป็นหนี้เราอยู่เท่าไหร่ ยอดที่โตขึ้นทุกปีโดยไม่เคยลดคือสัญญาณว่าธุรกิจไม่ได้เลี้ยงตัวเอง และคำถามสุดท้ายคือเงินสดปลายปีเหลือเท่าไหร่เทียบกับกำไร ถ้ากำไรสูงแต่เงินสดไม่มีต้องรู้ว่าเงินไปอยู่ที่ไหน

ตัวเลขปีเดียวบอกอะไรได้ไม่มาก แต่การเทียบสองสามปีจะเห็นทิศทางชัดขึ้นมาก ควรขอผู้ทำบัญชีทำตารางเทียบสามปีให้ดูแล้ววางเรียงกัน จากนั้นดูว่าอะไรโตขึ้น อะไรลดลง และรายการไหนโตเร็วผิดปกติ หลายครั้งเจ้าของจะเห็นทันทีว่ามีค่าใช้จ่ายบางตัวโตขึ้นทุกปีโดยไม่มีใครสังเกตมาก่อน

สิ่งที่ควรเปลี่ยนคืออย่ารอดูปีละครั้ง ให้ขอดูตัวเลขทุกไตรมาสเป็นอย่างน้อย ไม่ต้องเป็นงบเต็มรูปแบบ แค่รายได้ ค่าใช้จ่ายหลัก และเงินสดคงเหลือก็พอ เพราะการรู้ตอนสิ้นปีว่ามีปัญหาแปลว่าปัญหาเกิดมาแล้วสิบสองเดือนโดยที่เราไม่รู้ตัว ส่วนการรู้ทุกไตรมาสยังพอแก้ทัน ผู้ทำบัญชีส่วนใหญ่ยินดีทำให้ถ้าเราขอ แต่ถ้าไม่ขอเขาก็จะส่งให้ปีละครั้งตามหน้าที่เท่านั้น