เก็บเอกสารยังไงให้ผู้ทำบัญชีไม่ต้องโทรตาม

เจ้าของบริษัทเล็กส่วนใหญ่ไม่ได้ขี้เกียจ แต่ระบบเก็บเอกสารที่ใช้อยู่มักเป็นแบบเดียวกันคือกองไว้ก่อนแล้วเดี๋ยวค่อยจัด แล้วคำว่าเดี๋ยวนั้นก็มาถึงตอนสิ้นปีพร้อมกับกองกระดาษที่ไม่มีใครจำได้แล้วว่าใบไหนคืออะไร

เหตุผลที่ต้องเก็บให้ดีมีทั้งเรื่องกฎหมายและเรื่องเงิน ในทางกฎหมายมีการกำหนดให้ต้องเก็บเอกสารทางบัญชีไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด ไม่ใช่เก็บตามใจ และถ้าถูกขอตรวจแล้วหาไม่เจอปัญหาก็อยู่ที่เรา ส่วนเรื่องที่ใกล้ตัวกว่าคือค่าบริการทำบัญชี เพราะงานที่เอกสารเป็นระเบียบกับงานที่ต้องมานั่งไล่เรียงเองใช้เวลาต่างกันมาก และเวลานั้นสะท้อนกลับมาที่ค่าบริการเสมอ

ระบบที่พอสำหรับบริษัทเล็กไม่ต้องซื้อโปรแกรมแพงๆ แค่แยกสามกองให้ชัด กองแรกคือเอกสารรายรับ ได้แก่ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จที่เราออกให้ลูกค้า กองที่สองคือเอกสารรายจ่าย ได้แก่ใบเสร็จและใบกำกับภาษีที่เราได้รับจากคนอื่น ส่วนกองที่สามคือเอกสารธนาคารและภาษี ได้แก่รายการเดินบัญชี สลิปโอน และแบบภาษีที่ยื่นแล้ว สิ่งสำคัญคือให้แยกตามเดือนไม่ใช่ตามประเภทของ เพราะการทำบัญชีทำเป็นรอบเดือนและการหาของก็หาเป็นเดือนเสมอ

เรื่องเก็บเป็นกระดาษหรือเป็นไฟล์นั้น ทำทั้งสองอย่างจะปลอดภัยที่สุด ให้ถ่ายรูปหรือสแกนทันทีที่ได้รับเอกสารแล้วเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกตามเดือน ตั้งชื่อไฟล์ให้อ่านรู้เรื่องอย่างวันที่ ชื่อร้าน และจำนวนเงิน จากนั้นเก็บตัวจริงไว้ด้วยโดยใส่ซองแยกเดือนและเขียนเดือนไว้หน้าซอง เหตุผลที่ต้องมีไฟล์ด้วยคือใบเสร็จความร้อนจะจางหายภายในไม่กี่เดือนจนอ่านไม่ออก ซึ่งเป็นปัญหาที่เจอบ่อยมากตอนถูกขอตรวจย้อนหลัง

วิธีที่ทำให้ระบบนี้อยู่ได้จริงคือนัดกับตัวเองเดือนละครั้ง ตั้งเวลาไว้วันสิ้นเดือนครั้งละไม่เกินสามสิบนาทีเพื่อทำสามอย่าง คือรวบรวมเอกสารของเดือนนั้นให้ครบ ดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีของเดือนนั้น แล้วส่งทั้งหมดให้ผู้ทำบัญชี สามสิบนาทีต่อเดือนรวมทั้งปีคือหกชั่วโมง เทียบกับการนั่งไล่เอกสารทั้งปีตอนสิ้นปีซึ่งใช้เวลามากกว่าและเครียดกว่าหลายเท่า

สัญญาณว่าระบบเรามีปัญหาสังเกตได้ไม่ยาก ถ้าผู้ทำบัญชีต้องโทรตามเอกสารทุกเดือน ถ้าเราตอบไม่ได้ว่าเดือนที่แล้วจ่ายค่าอะไรไปบ้าง หรือถ้ามีใบเสร็จที่หาต้นทางไม่เจอว่าเป็นของรายการไหน แสดงว่าปัญหาไม่ได้อยู่ที่ความขยัน แต่อยู่ที่ยังไม่มีที่เก็บที่แน่นอนและเวลาที่แน่นอน