จ้างพนักงานคนแรก ต้องทำอะไรบ้าง

การจ้างพนักงานประจำคนแรกเป็นก้าวที่ดีของธุรกิจ แต่มาพร้อมภาระที่หลายคนไม่ได้เตรียมใจ เพราะเงินเดือนไม่ใช่แค่การโอนเงินให้เขาทุกสิ้นเดือนแล้วจบ มีสองเรื่องที่ต้องแยกกันให้ชัดและคนใหม่มักคิดว่าเป็นเรื่องเดียวกันจนทำอย่างหนึ่งแล้วลืมอีกอย่าง

เรื่องแรกคือภาษีเงินได้ของพนักงาน ซึ่งบริษัทมีหน้าที่คำนวณและหักภาษีจากเงินเดือนตามอัตราที่กฎหมายกำหนดแล้วนำส่งกรมสรรพากรผ่านแบบ ภ.ง.ด.1 ส่วนเรื่องที่สองคือประกันสังคมซึ่งเป็นคนละหน่วยงานและคนละแบบฟอร์มกันโดยสิ้นเชิง บริษัทต้องขึ้นทะเบียนนายจ้าง ขึ้นทะเบียนลูกจ้าง แล้วนำส่งเงินสมทบทุกเดือนโดยหักจากลูกจ้างส่วนหนึ่งและบริษัทจ่ายสมทบอีกส่วนหนึ่ง

ก่อนจ่ายเงินเดือนงวดแรกควรจัดการสี่อย่างให้เรียบร้อย เริ่มจากทำสัญญาจ้างเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุตำแหน่ง เงินเดือน วันเริ่มงาน และเงื่อนไขให้ชัดเจน จากนั้นเก็บสำเนาบัตรประชาชนและทะเบียนบ้านของพนักงาน แล้วขึ้นทะเบียนนายจ้างกับสำนักงานประกันสังคมถ้ายังไม่เคยขึ้น สุดท้ายคือแจ้งผู้ทำบัญชีว่าเริ่มมีพนักงานแล้วเพื่อให้เขาเตรียมการยื่นแบบรายเดือนให้ทัน

สิ่งที่เปลี่ยนไปหลังจากนั้นคือบริษัทจะกลายจากที่ยื่นแบบเป็นครั้งคราวมาเป็นบริษัทที่มีงานยื่นแบบประจำทุกเดือน ทั้งภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายของพนักงานและเงินสมทบประกันสังคม ซึ่งมีกำหนดเวลาของตัวเองและมีค่าปรับถ้าล่าช้า ควรตั้งเตือนล่วงหน้าในปฏิทินไว้เลยโดยไม่อาศัยความจำ เพราะเดือนที่งานยุ่งคือเดือนที่ลืมง่ายที่สุด

อีกเรื่องที่คนมักคำนวณพลาดคือต้นทุนจริงของพนักงานหนึ่งคน ซึ่งไม่ได้มีแค่เงินเดือน แต่ยังรวมเงินสมทบประกันสังคมในส่วนของนายจ้าง เวลาที่ต้องใช้ทำเอกสารและยื่นแบบทุกเดือน และค่าบริการผู้ทำบัญชีที่อาจเพิ่มขึ้นเพราะงานเพิ่ม ควรบวกเผื่อไว้ก่อนตัดสินใจจ้าง เพราะการจ้างแล้วต้องเลิกจ้างเพราะแบกไม่ไหวสร้างความเสียหายให้ทั้งสองฝ่าย

ถ้างานยังไม่แน่นอนหรือเป็นงานเป็นครั้งคราว การจ้างเป็นฟรีแลนซ์อาจเหมาะกว่าในช่วงแรกเพราะเป็นคนละแบบฟอร์มและคนละภาระ แต่ต้องระวังว่าถ้าเนื้องานจริงเป็นลูกจ้างประจำ จะเรียกว่าฟรีแลนซ์เพื่อเลี่ยงภาระไม่ได้ เพราะการพิจารณาดูที่ลักษณะการทำงานจริงไม่ได้ดูที่ชื่อที่เขียนในสัญญา