เงินบริษัทไม่พอจ่าย ควักเงินตัวเองออกไปก่อนได้ไหม

บริษัทเพิ่งเริ่ม เงินหมุนยังไม่คล่อง ลูกค้ายังไม่จ่ายแต่ซัพพลายเออร์ทวงแล้ว สิ่งที่เจ้าของทำโดยสัญชาตญาณคือโอนจากบัญชีตัวเองไปให้ซัพพลายเออร์ตรงๆ แล้วถือว่าจบเรื่อง ซึ่งจ่ายแล้วก็จริง แต่ในทางบัญชีเรื่องยังไม่จบ เพราะบริษัทได้ของหรือบริการมาโดยไม่มีร่องรอยว่าจ่ายด้วยเงินอะไร

ปัญหาของการโอนตรงคือบัญชีบริษัทไม่มีรายการจ่ายเงินก้อนนี้ แต่กลับมีของเข้ามา ผู้ทำบัญชีจะบันทึกอย่างไรและถ้ามีการตรวจสอบเราจะอธิบายอย่างไรว่าจ่ายไปแล้วจริง ที่สำคัญกว่านั้นคือเงินที่เราออกไปจะกลายเป็นเงินที่หายไปเฉยๆ เพราะบริษัทไม่มีบันทึกว่าเป็นหนี้เราอยู่ พอจะเอาคืนภายหลังก็ไม่มีหลักฐานว่าเคยออกไปเท่าไหร่

วิธีที่ถูกต้องไม่ได้ยุ่งยากอย่างที่คิด เพียงแค่ทำเป็นสองขั้นแทนที่จะข้ามขั้น ขั้นแรกคือโอนเงินจากบัญชีส่วนตัวเข้าบัญชีบริษัทก่อนแล้วบันทึกว่าเป็นเงินให้บริษัทยืม จากนั้นขั้นที่สองจึงให้บริษัทโอนจากบัญชีบริษัทไปจ่ายซัพพลายเออร์ เสียเวลาเพิ่มไม่ถึงห้านาทีแต่ผลต่างกันคนละเรื่อง เพราะตอนนี้ทุกอย่างมีร่องรอยครบ บริษัทมีรายการจ่ายจริง มีเอกสารจากซัพพลายเออร์ และมีบันทึกว่าเป็นหนี้เราอยู่เท่าไหร่ วันหลังพอเงินคล่องก็โอนคืนตัวเองได้อย่างมีที่มาที่ไป

หลักฐานที่ควรมีสำหรับบริษัทเล็กไม่ต้องซับซ้อน ขอเพียงเก็บสลิปโอนเงินจากบัญชีส่วนตัวเข้าบัญชีบริษัทไว้ทุกครั้ง มีบันทึกว่าโอนวันไหนเท่าไหร่เพื่ออะไรซึ่งจะจดในสมุดในไฟล์หรือในแอปก็ได้ขอให้ทำสม่ำเสมอ และบอกผู้ทำบัญชีทุกครั้งที่มีรายการแบบนี้โดยไม่ปล่อยให้เขามาเจอเองตอนสิ้นปี ถ้ายอดเริ่มสูงหรือทำบ่อยควรปรึกษาผู้ทำบัญชีว่าต้องทำสัญญากู้ยืมเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่ เพราะมีเงื่อนไขทางภาษีที่เกี่ยวข้องซึ่งขึ้นกับรายละเอียดของแต่ละกิจการ

สิ่งที่ต้องระวังที่สุดคืออย่าปล่อยให้ยอดค้างสะสมโดยไม่จัดการ เพราะยอดหนี้ที่บริษัทค้างกรรมการซึ่งโตขึ้นทุกปีเป็นสิ่งที่ถูกจับตามอง เนื่องจากมันอาจสะท้อนว่ารายได้บางส่วนไม่ได้เข้าระบบแล้วเจ้าของต้องเอาเงินส่วนตัวมาเติมตลอด ถ้าปีนี้ยืมเข้าไปแล้วปีหน้ายืมอีกโดยไม่เคยคืนเลย นั่นคือสัญญาณว่าธุรกิจมีปัญหาบางอย่างที่ต้องแก้ที่ต้นเหตุ ไม่ใช่แค่เรื่องเอกสาร