เงินบริษัทกับเงินส่วนตัว เส้นที่ห้ามข้าม

ถ้าเราถือหุ้นบริษัทร้อยเปอร์เซ็นต์ ความรู้สึกที่ว่าเงินบริษัทก็คือเงินเราเป็นเรื่องธรรมชาติมาก แต่ในทางกฎหมายมันไม่ใช่แบบนั้น และความเข้าใจผิดเพียงข้อเดียวนี้คือต้นเหตุของปัญหาเกือบทั้งหมดที่บริษัทเล็กต้องเจอในปีแรก

สิ่งที่มักเกิดขึ้นมีอยู่ไม่กี่รูปแบบและซ้ำกันแทบทุกราย บางคนรูดบัตรบริษัทซื้อของใช้ในบ้านโดยคิดว่าเดี๋ยวค่อยคืนทีหลัง บางคนให้ลูกค้าโอนเข้าบัญชีส่วนตัวเพราะเขาจำเลขบัญชีเก่าได้ บางคนจ่ายค่าของให้ซัพพลายเออร์จากเงินในกระเป๋าตัวเองเพราะเงินบริษัทยังไม่เข้า และบางคนถอนเงินบริษัทมาใช้ส่วนตัวโดยไม่บันทึกว่าเป็นอะไร ทุกข้อดูเล็กและสมเหตุสมผลในตอนที่ทำ แต่พอสะสมไปสิบสองเดือน ตอนปิดงบมันจะกลายเป็นกองปัญหาที่ไม่มีใครตอบได้ว่าเงินไปไหนมาไหน

เหตุผลที่มันเป็นปัญหาจริงมีสามข้อ ข้อแรกคือค่าใช้จ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้จะไม่ถูกนับเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท แปลว่ากำไรทางบัญชีจะสูงกว่าความจริงและภาษีที่ต้องจ่ายก็สูงตามไปด้วย เราจ่ายเงินไปจริงแต่ไม่ได้ประโยชน์ทางภาษีเลยแม้แต่บาทเดียว ข้อที่สองคือรายจ่ายส่วนตัวที่ปนเข้ามาจะถูกตัดออก และถ้าถูกตรวจพบยังอาจมีเบี้ยปรับเงินเพิ่มตามมาอีก ส่วนข้อที่สามไม่มีใครมาปรับเราแต่เสียหายที่สุด คือเราจะอ่านตัวเลขธุรกิจของตัวเองไม่ออก แล้วตัดสินใจเรื่องสำคัญโดยไม่รู้ว่าธุรกิจกำไรจริงเท่าไหร่

เส้นที่ควรวางไว้นั้นชัดเจนและจำง่าย ฝั่งเงินเข้าคือรายได้ทุกบาทต้องเข้าบัญชีบริษัทเท่านั้น ถ้าลูกค้าเผลอโอนเข้าบัญชีส่วนตัวก็ให้โอนต่อเข้าบัญชีบริษัททันทีในวันเดียวกันพร้อมจดไว้ว่าเป็นค่าอะไรจากใคร ฝั่งเงินออกคือค่าใช้จ่ายของบริษัทต้องจ่ายจากบัญชีบริษัทและมีเอกสารประกอบทุกครั้ง ส่วนเงินที่เราจะเอามาใช้เองต้องผ่านช่องทางที่มีชื่อเรียก เช่นเงินเดือนกรรมการหรือเงินปันผล ไม่ใช่การถอนออกมาเฉยๆ

ความตั้งใจอย่างเดียวมักไม่พอ เพราะเวลาเร่งรีบเราจะกลับไปทำแบบเดิมเสมอ วิธีที่ได้ผลจริงคือทำให้การทำถูกง่ายกว่าการทำผิด เริ่มจากแยกบัตรคนละใบและอย่าให้บัตรบริษัทกับบัตรส่วนตัวอยู่ในช่องเดียวกันในกระเป๋าสตางค์ จากนั้นแจ้งลูกค้าเก่าทุกรายว่าเปลี่ยนเลขบัญชีแล้วพร้อมลบบัญชีเก่าออกจากรายการโปรดในแอปธนาคาร และถ่ายรูปใบเสร็จทันทีที่จ่ายโดยไม่รอกลับถึงบ้านเพราะจะลืม เมื่อทำจนเป็นนิสัยราวสองเดือน มันจะกลายเป็นเรื่องปกติที่ไม่ต้องคิดอีกเลย