สิ่งแรกที่ต้องทำหลังจดบริษัทเสร็จ คือเปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท

พอได้ใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนมาแล้ว หลายคนรู้สึกว่างานส่วนที่ยากที่สุดจบลงแล้ว จึงกลับไปทำมาหากินต่อตามปกติ รับเงินลูกค้าเข้าบัญชีส่วนตัวเหมือนเดิมเพราะมันสะดวกและเคยชิน บางคนปล่อยแบบนี้อยู่สามสี่เดือนกว่าจะนึกได้ว่าต้องเปิดบัญชีใหม่ในนามบริษัท ซึ่งตอนนั้นรายการเดินบัญชีก็ปนกันไปหมดแล้ว นี่คือจุดที่ปัญหาเริ่มต้น และเป็นปัญหาประเภทที่ยิ่งปล่อยไว้นานยิ่งแก้ยาก เพราะทุกวันที่ผ่านไปคือรายการที่เพิ่มขึ้นอีกหลายบรรทัด

เหตุผลที่ต้องรีบเปิดมาจากเรื่องพื้นฐานที่สุดข้อหนึ่ง คือเมื่อจดทะเบียนเสร็จแล้ว บริษัทมีสภาพเป็นนิติบุคคลที่มีตัวตนของตัวเองตามกฎหมาย เงินของบริษัทจึงไม่ใช่เงินของเรา แม้เราจะเป็นเจ้าของหุ้นทั้งหมดก็ตาม ความรู้สึกที่ว่าเงินก้อนนี้เป็นของเราอยู่แล้วจึงถูกในแง่ความรู้สึก แต่ผิดทั้งในแง่กฎหมายและในแง่บัญชี

เมื่อเงินของบริษัทวิ่งผ่านบัญชีส่วนตัว ปัญหาจะเกิดขึ้นพร้อมกันสามด้าน ด้านแรกคือผู้ทำบัญชีจะแยกไม่ออกว่ารายการไหนเป็นของบริษัทและรายการไหนเป็นค่ากับข้าวของเรา สุดท้ายต้องมานั่งไล่ทีละบรรทัดตอนปิดงบ ซึ่งเสียเวลาทั้งสองฝ่ายและมีโอกาสผิดพลาดสูง ด้านที่สองคือเวลาถูกตรวจสอบ เราจะพิสูจน์ได้ยากว่าเงินก้อนไหนเป็นรายได้ของบริษัทและก้อนไหนไม่ใช่ ซึ่งภาระการพิสูจน์อยู่ที่เรา ไม่ได้อยู่ที่คนตรวจ ส่วนด้านที่สามเงียบที่สุดแต่เสียหายที่สุด คือเราจะไม่มีวันรู้ว่าธุรกิจกำไรหรือขาดทุนจริง เพราะตัวเลขปนกันจนอ่านอะไรไม่ได้เลย

สำหรับเอกสารที่ต้องเตรียมไปธนาคาร แต่ละแห่งขอไม่เหมือนกันเสียทีเดียว แต่โดยทั่วไปจะอยู่ในกลุ่มเดียวกัน คือหนังสือรับรองบริษัทที่ออกใหม่ไม่นาน สำเนาบัตรประชาชนของกรรมการที่มีอำนาจลงนาม ตราประทับบริษัทถ้าจดทะเบียนไว้ว่ามี และรายงานการประชุมที่ระบุว่าจะเปิดบัญชีกับธนาคารใดและใครมีอำนาจสั่งจ่าย ก่อนไปควรโทรถามสาขาที่จะไปให้แน่ใจอีกครั้ง เพราะรายการเอกสารเปลี่ยนได้และแต่ละสาขาอาจขอไม่เท่ากัน การเสียเวลาโทรห้านาทีย่อมดีกว่าเสียเวลาเดินทางสองรอบ

ส่วนการเลือกธนาคารนั้น สำหรับบริษัทเล็กที่เพิ่งเริ่ม สิ่งที่ควรดูไม่ใช่ดอกเบี้ยหรือของแถม แต่คือค่าธรรมเนียมการโอนเป็นอันดับแรก เพราะบริษัทจะโอนเงินบ่อยกว่าที่คิดมาก ถัดมาคือระบบธนาคารออนไลน์สำหรับนิติบุคคลว่าใช้งานง่ายแค่ไหน และดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีย้อนหลังเป็นไฟล์ได้หรือไม่ ข้อหลังนี้ฟังดูเป็นเรื่องเล็กแต่จะช่วยประหยัดเวลาเราทุกเดือนไปอีกหลายปี เพราะผู้ทำบัญชีจะขอไฟล์นี้เป็นประจำ และสุดท้ายคือทำเลของสาขา เพราะงานนิติบุคคลบางอย่างยังต้องเดินไปทำที่สาขาอยู่

สำหรับคนที่เลยมาแล้วหลายเดือนโดยไม่ได้เปิดบัญชีบริษัท ไม่ต้องตกใจและไม่ต้องปกปิด ให้เปิดบัญชีทันทีแล้วบอกผู้ทำบัญชีตามจริงว่าช่วงที่ผ่านมารับเงินเข้าบัญชีไหนบ้าง เขามีวิธีจัดการให้ถูกต้องได้ เพราะเรื่องแบบนี้เขาเจอมาแล้วนับไม่ถ้วน สิ่งที่ทำให้เรื่องบานปลายไม่เคยเป็นการทำผิดตอนเริ่มต้น แต่คือการปล่อยไว้เงียบๆ แล้วหวังว่าจะไม่มีใครถามถึง